Il materiale che va nei dischi MASTER, quindi nei dischi BACKUP e quindi ONLINE e in archivio viene preparato secondo regole che il comitato di gestione (CdG) ha definito, e che qui si elencano:

• Serve ottenere un permesso esplicito e scritto al deposito, tutela e uso delle opere. Se questo per il pregresso è sempre stato fatto per accordi sulla parola, e rispettiamo la parola data, per il futuro anche a tutela di possibili controversie, deve esserci della documentazione legalmente valida del diritto a detenere le opere di terzi.
  Questo non significa per forza ricorrere ogni volta ad avvocati o notai e alla registrazione di contratti, tuttavia il pezzo di carta chiaro da leggere e firmato ci vuole. Per tutela di tutti.
  In tempi digitali può essere anche un documento firmato digitalmente.
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• La cartella che contiene le opere potrebbe avere a nome un mero codice archivio, ma il CdG ha stabilito che quando possibile sia più esplicita e organizzata. Incaricata della rinomina delle cartelle che vanno in archivio è per ora Valentina, ma conoscere la regola serve a tutti.
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  Regola di denominazione delle immagini
  anno mese giorno luogo TITOLO progressivo AUTORE
  esempio
  2022 01 12 Boara RITRATTI TONI MENEGO 002 PNCPLL
  Deroghe a questo standard vanno concordate con il Comitato di gestione e quindi prendete contatti con Athesis.
  Da sinistra a destra:
  – data nota di realizzazione dell’opera (non data di scansione); se non si conosce la data precisa (può capitare con scansioni) mettere 00 00 per mese giorno, giorni e mesi sempre a due cifre; se non si conosce nemmeno l’anno mettere 0000
  – a seguire località di realizzazione dell’opera; se c’è scritto solo Boara si intende Boara Pisani
  – a seguire tutto in maiuscolo il soggetto della fotografia o del gruppo di fotografie – Nome album
  – numero progressivo da 001 a 999; se si va oltre 999 va divisa la cartella in più cartelle ciascuna con un numero limitato di foto;
  – codice autore a 6 caratteri adottato nel 2024; per l’elenco dei codici autore a 6 lettere (standard 2024) consultare la pagina in archivio per gli autori già censiti o applicare la regola del codice fiscale italiano [link], se non si conosce ed è quindi anonimo AAA001 per la prima stanza AAA002 per la seconda e via così.
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• Consultando l’elenco delle chiavi di ricerca, compilare e inserire in un file di testo le informazioni note e non ricavabili dai dati dell’immagine
  
  L’elenco è disponibile, aggiornato [qui] (può essere richiesto l’accesso).